För att säkerställa att syftet med kongressen uppnås hjälper vi till med
- råd och idégivning
- aktivitets- och tids-planering
- upprättande samt bevakning och uppföljning av budget
- infordran av offerter, beställning av varor och tjänster
- medverkan vid produktion av trycksaker
- lokal- och övriga leverantörskontakter
- ekonomisk uppföljning inklusive bokföring samt inbetalning av skatter och sociala avgifter.

 

AR Kongress utformar anmälningsformulär och en lång rad andra saker, som exempelvis mottagande och registrering av anmälningar och betalningar via post, fax och/eller Internet.
Vi skickar ut en bekräftelse till deltagarna, har betalningsbevakning, sköter packning av individuellt material, tar ansvar för kongresservice på plats och levererar en ekonomisk redovisning av deltagarnas inbetalningar.

 

Vi erbjuder förhandsreservation av rum i skilda prislägen, prisförhandlingar med hotellen, mottagande och fördelning av hotellbeställningar, bekräftelse till beställare och hotell, bevakning av ändringar och avbeställningar, hotellservice på plats under mötets genomförande samt ekonomisk uppföljning av hotellnotor och depositioner.

Vi förhandlar priser med flyg och tågbolag, utformar resebeställningsblankett, tar emot resebeställningar, utfärdar och skickar ut beställda biljetter samt kontrollerar ändringar och avbeställningar.

 

Vi utformar anmälningsblankett för utställningen, skickar ut inbjudan till utställningen till olika företag, tar emot och registrerar anmälningar och fördelning av montrar.
Vi håller kontakt med utställare, lokaluthyrare, monterservice, speditörer etc.
Dessutom medverkar vi på plats under genomförandet och sköter betalningsbevakning samt ekonomisk redovisning.

 

Vi ordnar allt från frukost till middag och allt från enkla aktiviteter till exempelvis, en tredagars Lapplandstur.
Bokning av bilar, bussar, båtar och guider är inga problem för oss.
Vi föreslår program för deltagarna och för medföljande.
Vi kan också ta fram förslag på arrangemang såväl före som efter mötet.

 

AR Kongress tar hand om kontroll och registrering av adresser från det underlag som erhållits.
Vi tar emot, kontrollerar och registrerar inkommande svar, tar ut listor och adressetiketter samt tillverkar namnskyltar till alla deltagare som ska vara med under kongressen.

 

Vår IT-avdelning kan skapa formulär för registrering av abstracts via webbsida på Internet, formulär med fält och möjlighet till inmatningskontroll.
Vi gör det möjligt för arrangören att läsa, administrera och remisshantera över Internet, samt anpassa materialet för överflyttning till tryck.

 

För den grundläggande redovisningen av kongressernas ekonomiska ställning och resultat använder vi systemet Multisoft. Ett modernt ekonomiskt system som innehåller både kontoplaner och en projektredovisning som anpassats till kongressverksamhet.

Här kan vi erbjuda en lång rad tjänster:

Inkomster; Bokföring och arkivering av deltagaravgifter. Fakturering och kontering samt arkivering av sponsormedel och utställarmedel.

Utgifter och kostnader; Registrering, kontering, löpande bokföring, betalning, samt arkivering av leverantörsfakturahantering och verifikationshantering.

Löner; Registrering och löneutbetalning. Vi svarar för lönespecifikationer, löpande inbetalning av skatter och avgifter, utfärdande av kontrolluppgifter samt årssammanställningar gentemot myndigheter.

När det gäller mervärdesskatt sköter vi löpande redovisning av moms på inkomster och utgifter, momsåterbetalning för utländska företagare samt förmedling av kontakter och frågeställningar till myndighet som handlägger momsåterbetalning.

Vi svarar för dokumentering och månadsvis avstämning av samtliga kostnadsposter mot underlag, samt avräkning och verifiering över kongressens intäkter och kostnader efter genomförande.

 

Vår IT-avdelning kan tillverka webbsida med meny och hantering av webbsidor under Internetadressen: www.kongress.com/”kongressnamn”.
Vi skapar funktioner för snabbnyheter och meddelanden, en anpassning av layout avseende färger, typsnitt och bilder/logos, samt lägger upp en mailadress som lyder: ”kongressnamn”@kongress.com.
En webbaserad diskussionsgrupp kan nyttjas för projekthantering eller allmänna diskussioner på webbsidan.